Geschäftliche Email muss 10 Jahre aufbewahrt werden

Seit 2002 ist die Aufbewahrung aller geschäftlichen Emails gesetzlich für alle Firmen vorgeschrieben. Die Aufbewahrungspflicht resultiert u.a. aus dem BGB §§ 126 und aus dem Umsatzsteuergesetz.

So müssen Sie z.B. auf Verlangen des Finanzamtes Ihre gesamte Geschäfts-Email vorlegen können - maximal 10 Jahre, nachdem Sie diese Emails empfangen oder versandt haben. Jede nicht 100%ig private Email kann vom Finanzamt als geschäftsrelevant betrachtet werden und muss daher die vollen 10 Jahre archiviert werden.

Email-Archivierung

Mit automatischer Email-Archivierung erfüllen Sie mit geringstem Aufwand alle Archivierungspflichten und können Ihr Archiv obendrein natürlich auch selbst nutzen. Sie können dabei Ihr vorhandenes Archiv-System einsetzen oder auch ein spezielles Archiv-System nur für Email nutzen.

Datenschutz

Gesetzliche Datenschutz-Regelungen setzen Grenzen, was alles aufbewahrt und später wieder eingesehen werden darf, wenn in irgendeiner Weise persönliche oder personenbezogene Daten im Spiel sind. Da die Vorschriften zu Archivierung und Datenschutz in entgegengesetzte Richtung zeigen, haben Sie eine schwierige Aufgabe zu lösen.

Deshalb unterstützen wir Sie, die Archivierung Datenschutz-konform zu gestalten.